PKK

 PENGERTIAN DAN TUJUAN

 

 

A.      Pengertian

Administrasi PKK adalah sistem pengelolaan yang yang berhubungan dengan kelembagaan PKK beserta dokumentasinya di setiap jenjang yang meliputi pencataan, pendataan, pelaporan dan pengarsipan yang dilakukan secara manual maupun menggunakan Teknologi Informasi (TI).

Administrasi PKK secara garis besar mencakup Administrasi Umum dan Administrasi Keuangan.

Administrasi Umum adalah suatu usaha untuk mencapai tujuan dengan melaksanakan kegiatan administrasi, tulis menulis atau ketatausahaan yang dilakukan secara teratur, tertib dan terarah.

Administrasi Keuangan adalah tata cara penyelenggaraan dan pengelolaan keuangan yang dilakukan secara teratur dan terarah sesuai dengan sumber dana dan peraturan/ ketentuan yang berlaku, sehingga tercipta tertib penggunaan dan pertanggung jawabannnya.

 

B.      Tujuan

1.      Tujuan Umum

TP PKK di setiap jenjang dan Kader PKK mengetahui dan memahami penyelenggaraan administrasi PKK secara baik dan benar.

2.      Tujuan Khusus

a.      Meningkatnya pengetahuan dan pemahaman, bagi pelaksana dan penanggung jawab administrasi PKK.

b.      Terciptanya keseragaman format data dan kesamaan pemahaman dan mekanisme administrasi yang baik dan benar.

c.      Terciptanya koordinasi, integrasi dan sinkronisasi di bidang administrasi PKK.

 


BAB II

ADMINISTRASI PKK

 

A.      Administrasi Umum

          1.      Surat

Surat adalah salah satu alat komunikasi atau alat penyampaian berita secara tertulis yang berisikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain-lain dari si pengirim surat kepada pihak lain.

 

          2.      Macam-Macam Surat

Ada beberapa macam/jenis surat yaitu:

a.      Keputusan

b.      Surat Kuasa

c.      Surat Keterangan

d.      Surat Biasa

e.      Surat Edaran

f.       Surat Pengumuman

g.      Surat Undangan

h.      Surat Pengantar

i.       Surat Tugas

j.        Piagam/Penghargaan

k.      Lembar Disposisi

 

Penjelasan

a.      Keputusan

Berisi suatu keputusan tentang segala permasalahan dan kebijaksanaan yang dipandang perlu untuk dikeluarkan surat Keputusan:

1)      Keputusan harus mempunyai dasar dan landasan

2)      Dicantumkan tempat, tanggal, bulan dan tahun Keputusan dikeluarkan.

3)      Keputusan dikeluarkan untuk :

a)    Mengangkat/ memberhentikan Ketua TP PKK setingkat dibawahnya

b)    Mensahkan berlaku atau tidak berlaku lagi suatu keputusan/ kebijaksanaan

c)    Membentuk Kepanitiaan

d)    Pemberhentian Anggota TP PKK ditingkatnya

e)    Menetapkan/ mensahkan hasil  pemenang lomba.

 

Contoh  : KEP, Lampiran III – 1.

 

b.      Surat Kuasa

1)      Surat Kuasa adalah surat yang berisi pemberian kuasa.

2)      Pemberian tugas didasarkan pada landasan tertentu.

3)      Surat Kuasa diberi batasan kewenangan yang dilimpahkan.

4)      Surat Kuasa diberikan dengan penentuan batas waktu berlaku.

 

Contoh : Surat Kuasa, Lampiran III – 2

 

c.      Surat Keterangan

Surat yang memberikan keterangan dengan maksud memberikan penjelasan tentang sesuatu (memberikan identitas)

Contoh : Surat Keterangan, Lampiran III – 3

 

d.      Surat Biasa

Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, berisi:

1).     Pemberitahuan

2).     Permintaan

3).     Sanggahan

4).     Pertanyaan

5)      Pernyataan

6)      Tanggapan dan lain-lain

Contoh : Surat Biasa,  Lampiran III – 4

 

e.      Surat Edaran

Surat Edaran mempunyai ciri-ciri :

1)      Ditujukan kepada beberapa orang

2)      Merupakan petunjuk atau penjelasan dari suatu surat Keputusan.

 

Contoh : Surat Edaran, Lampiran III – 5

 

f.       Surat Pengumuman

Surat Pengumuman ditujukan kepada TP PKK, berisi pemberitahuan yang bersifat umum.

 

Contoh : Surat Pengumuman, Lampiran III – 6.

 

g.      Surat Undangan

Surat Undangan adalah surat yang mengandung suatu harapan atas kehadiran si penerima undangan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan/dicantumkan dalam undangan.

Contoh : Surat Undangan, Lampiran III – 7.

h.      Surat Pengantar

Surat Pengantar adalah surat yang mempunyai ciri-ciri :

1)      Ditujukan kepada TP PKK / pihak lain yang dituju

2)      Dipergunakan untuk pengiriman barang atau surat tertentu

 

Contoh : Surat Pengantar, Lampiran III – 8.

 

i.       Surat Tugas

1)      Surat Tugas berisi suatu pemberian tugas kepada TP PKK, satu orang atau lebih, untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu

2)      Pemberian tugas didasarkan pada landasan tertentu.

3)      Surat Tugas ada yang diberi batasan jangka waktu tertentu yang disesuaikan dengan sifat tugas yang dipercayakan

4)      Adakalanya Surat Tugas dilengkapi dengan surat jalan

 

Contoh : Surat Tugas, Lampiran III – 9.

 

j.        Piagam Penghargaan

Adalah penghargaan yang diberikan kepada anggota/perorangan atau pihak lain yang dianggap perlu atas prestasi yang telah dicapai selama dalam melaksanakan tugas

 

Contoh : Surat Penghargaan, Lampiran III – 10.

 

k.      Lembar Disposisi

Lembar Disposisi ditempelkan pada surat/ dokumen yang diajukan kepada Pimpinan guna mendapatkan petunjuk/ tanggapan Pimpinan untuk tindak lanjut sesuai dengan isi/ maksud surat/dokumen.

 

Contoh : Lembar Disposisi, Lampiran III – 11.

 

          3.      Nomor dan Kode Surat

Untuk mempermudah dalam pencarian hubungan antara satu surat dengan surat berikutnya, maka surat-surat organisasi diberi nomor urut dan kode surat. Kode surat adalah tanggal, nomor, lampiran dan perihal surat.
Khusus untuk surat Keputusan, menggunakan Agenda tersendiri.

 

Apabila isi surat bersifat umum maka digunakan kode “Skr”, dan apabila isinya menyangkut kegiatan Pokja, menggunakan kode “Pokja” dan penulisannya adalah sebagai berikut :

a.      No. Urut / Skr / PKK …….. (sesuai dengan jenjang TP PKK/ Bulan ke berapa/ Tahun

 

Contoh : 117/Skr/PKK.Prov/V/2004

 

b.      No. urut/Pokja ……. (I s.d IV)/PKK ……. ( sesuai dengan jenjang TP PKK/ Bulan ke berapa/Tahun

 

Contoh : 125/Pokja III/PKK.Kec/VI/2004

 

          4.      Tata Cara Pembuatan Surat

  1. Konsep surat disiapkan oleh Sekum/ Sekretaris didaerah, Pokja dan Ketua/Wakil Ketua didaerah.
  2. Setiap net konsep surat yang akan diajukan kepada Ketua Umum/Ketua, diparaf (di sebelah kanan nama penandatangan) oleh sipembuat konsep surat dan Sekretaris Umum/Sekretaris disampaikan melalui Sekretaris Umum/Sekretaris.
  3. Setelah surat ditandatangani oleh Ketua Umum/ Ketua TP PKK, si pembuat konsep surat mendapatkan copy surat, bersamaan dengan pengiriman surat keluar.

 

          5.      Penandatanganan Surat

Yang berwenang untuk menandatangani Keputusan adalah :

a.      TP PKK Pusat, oleh Ketua Umum TP PKK.

b.      TP PKK Provinsi sampai  dengan TP PKK Desa/ Kelurahan oleh Ketua.

Untuk surat-surat keluar lainnya yang menandatangani adalah Ketua Umum/ Ketua di Daerah atau Ketua/Wakil Ketua yang ditunjuk dengan tanggung-jawab tetap pada Ketua Umum di Pusat/Ketua di Daerah.

Sedang Surat Pengantar dan surat-surat yang sifatnya intern dapat ditanda tangani oleh Sekretaris Umum/Sekretaris di Pusat atau oleh Sekretaris/Wakil Sekretaris di Provinsi sampai dengan Desa/ Kelurahan, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua Umum/Ketua, sebagai laporan.

 

          6.      Distribusi dan Penyimpanan Surat

a.       Semua surat keluar yang sudah ditandatangani, dicatat di buku Agenda Surat Keluar dan diberi nomor serta distempel/cap.

b.       Semua arsip surat keluar/ masuk harus disimpan dengan baik dan rapi, dimasukkan ke dalam Kotak Arsip yang sudah ditentukan menurut ketentuan di kantor TP PKK.

c.       Semua surat yang masuk dicatat dalam Buku Agenda, diberi Lembar Disposisi, kemudian pada hari itu juga diteruskan kepada Ketua Umum di Pusat/ Ketua di daerah. Surat diterima kembali oleh Sekretaris Umum/ Sekretaris untuk ditindaklanjuti/ diteruskan sesuai isi disposisi.

 

7.      Buku Administrasi

a.      Enam Buku Wajib PKK

Digunakan untuk mencatat keadaan dan kegiatan PKK dari tingkat Desa/ Kelurahan sampai dengan tingkat Pusat yaitu:

1).     Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK

Digunakan untuk mencatat daftar nama Anggota TP PKK dan Kader PKK di tingkat desa/kelurahan.

Contoh  :   Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK serta cara pengisiannya, Lampiran III – 12a dan 12b.

 

2).     Buku Agenda Surat Masuk/ Keluar

Untuk mencatat surat-surat yang masuk (diterima) dan surat-surat yang keluar (dikirim)

Contoh :    Buku Agenda Surat Masuk / Keluar dan cara pengisiannya, Lampiran III – 13.

 

3).     Buku Keuangan

Untuk mencatat jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran anggaran untuk kegiatan TP PKK.

Contoh  : Buku Keuangan dan cara pengisiannya, Lampiran III – 14

 

4).     Buku Notulen

Untuk mencatat jalannya rapat/pertemuan serta hasil-hasilnya pada setiap rapat/ pertemuan yang diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK. Setiap notulen harus ditandatangani oleh pembuat notulen dan disahkan dengan ditandatangani oleh pimpinan rapat meliputi :

a)      Tanggal rapat/pertemuan.

b)      Waktu/Jam mulainya rapat/pertemuan.

c)      Tempat rapat/pertemuan.

d)      Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat pleno

e)      Isi Notulen rapat/pertemuan mencakup :

–        Pimpinan rapat

–        Jumlah yang diundang

–        Jumlah yang hadir

–        Jumlah yang tidak hadir

–        Susunan acara

–        Uraian jalannya rapat/pertemuan

–        Kesimpulan rapat

–        Penutup

 

5).     Buku Inventaris

Untuk mencatat daftar barang yang dimiliki oleh Kantor TP PKK, di setiap jenjang

Contoh : Buku Inventaris dan cara pengisiannya, Lampiran III – 15

 

6).     Buku Kegiatan

Untuk mencatat setiap kegiatan yang diadakan/ diikuti oleh TP PKK.

Setiap selesai melaksanakan kegiatan, yang mendapatkan tugas menandatangani buku kegiatan ini. Apabila yang bertugas terdiri dari beberapa orang, yang tanda tangan cukup seorang saja yang menjadi Ketua dari kelompok yang sedang melaksanakan kegiatan dengan mencantumkan juga seluruh nama-nama pelaksana lainnya.

Contoh : Buku Kegiatan dan cara pengisiannya,

Lampiran III – 16

 

Apabila diperlukan dapat menambah buku lain misalnya : Buku Tamu.

Catatan :

Setiap akhir tahun buku-buku tersebut ditutup/diberi garis batas dan direkap/ diadakan penjumlahan (bagi yang dapat dijumlah) dan disimpulkan sehingga setiap tahun tidak perlu mengganti buku. Hasil rekapitulasi dan kesimpulannya dijadikan bahan penyusunan laporan berkala mengenai kegiatan yang sudah dilaksanakan.

 

b.      Buku Catatan yang ada di Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, RW, RT dan Kelompok Dasawisma meliputi :

1)      Buku /Catatan Kelompok PKK Dusun/ Lingkungan:

a)      Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Warga (RW)

b)      Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok RW

c)      Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RW.

2)      Buku/Catatan Kelompok PKK Rukun Warga:

a)      Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Tetangga (RT)

b)      Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok RT

c)      Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RT.

3)      Catatan Kelompok PKK Rukun Tetangga

a)      Rekapitulasi data warga dari kelompok Dasawisma.

b)      Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok Dasawisma

c)      Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok Dasawisma.

4)      Catatan Kelompok Dasawisma

a)      Data Warga TP – PKK (Data Primer)

b)      Data keluarga

c)      Data Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita

Penjelasan Buku/Catatan:

1.      Data Warga TP-PKK (Data Primer, Lampiran III – 17-1a)

Data yang diambil dari warga binaan PKK yang diisi oleh masing-masing anggota keluarga

2.      Data Keluarga (Data Primer, dan Lampiran 17-1b)

Data yang diambil dari keluarga berdasarkan rumah yang di data.

3.      Catatan Data dan Kegiatan Warga

Untuk mengetahui jumlah, keadaan dan kegiatan-kegiatan yang diikuti dari anggota keluarga.

Rekapitulasi  Catatan data dan Kegiatan Warga, secara berjenjang dilakukan pada kelompok Dasawisma, Kelompok  PKK RT, Kelompok PKK RW, Kelompok PKK Dusun/lingkungan, TP-PKK Desa/Kelurahan dan seterusnya.

Contoh : Catatan Data dan Kegiatan Warga,

(Lampiran III – 18)

Cara pengisian dan contoh pengisiannya :

a.      Kelompok Dasawisma, Lampiran III – 19a.

b.      Kelompok PKK RT, Lampiran III – 19b.

c.       Kelompok PKK RW, Lampiran III – 19c.

d.      Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, Lampiran III – 19d

e.      TP PKK Desa/Kelurahan s.d TP PKK Pusat,

Lampiran III 20a – 20e.

4.      Catatan Ibu Hamil, Melahirkan, Nifas, Ibu Meninggal, Kelahiran Bayi, Bayi Meninggal Dan  Kematian Balita.

Untuk mengetahui adanya kelahiran dan atau kematian bayi serta mengetahui apabila ada ibu hamil, melahirkan dan nifas meninggal serta mengetahui baik si ibu maupun bayi yang dikandung/ dilahirkan meninggal atau dua-duanya meninggal.

Contoh : Catatan Ibu Hamil, Melahirkan, Nifas, Ibu Meninggal, Kelahiran Bayi,  Bayi Meninggal Dan  Kematian Balita, cara pengisian dan contoh pengisiannya :

a.      Kelompok Dasawisma, Lampiran III – 21a.

b.      Kelompok PKK RT, Lampiran III – 21b.

c.       Kelompok PKK RW, Lampiran III – 21c.

d.      Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, Lampiran III – 21d.

e.      TP PKK Desa/Kelurahan sampai dengan tingkat pusat, Lampiran III – 22a s.d Lampiran III – 22e.

 

5.      Data Kegiatan

Setiap jenjang TP PKK dari Pusat sampai dengan Desa/ Kelurahan, memiliki data kegiatan, baik yang berupa papan data maupun lembar data kegiatan.

Data kegiatan tersebut meliputi:

a.      Data Umum TP PKK,          Lampiran III – 23a s.d 23e

b.      Data Kegiatan Pokja I, Lampiran III – 24

c.       Data Kegiatan Pokja II, Lampiran III – 25

d.      Data Kegiatan Pokja III, Lampiran III – 26

e.      Data Kegiatan Pokja IV, Lampiran III – 27

f.       Data Posyandu:

1)      Papan/ Lembar Data Jumlah Pengunjung/ Petugas Posyandu, Lampiran III – 28

Berada di lokasi dimana Posyandu berada, serta di Desa/ Kelurahan.

Di Desa/ Kelurahan merupakan rekapitulasi/ penjumlahan dari Posyandu-posyandu yang ada di Desa/ Kelurahan tersebut. Kegunaannya untuk mencatat ibu-ibu/bayi dan anak balita yang datang memerlukan pelayanan Posyandu.

2)      Papan/ Lembar Data Kegiatan Posyandu, Lampiran III – 29

Merupakan catatan tentang keadaan dan hasil-hasil kegiatan yang dilaksanakan, untuk mengetahui pencapaian hasil kegiatan yang dilaksanakan.

B.      Administrasi Keuangan

          1.      Pengelolaan Keuangan

Pengelola Keuangan TP PKK adalah Bendahara TP PKK.

a.      Tugas dan Fungsi Bendahara

1)      Menyelenggarakan administrasi keuangan TP PKK sesuai ketentuan yang ada dan administrasi keuangan yang berlaku.

2)      Mengerjakan pembukuan dengan rapi dan benar sesuai ketentuan yang berlaku.

3)      Menyimpan dan menyusun bukti pengeluaran dan penerimaan keuangan serta surat berharga.

b.      Sumber  Dana

Sumber dana TP PKK berasal dari swadaya masyarakat, bantuan pemerintah dan bantuan lain yang sah dan tidak mengikat.

c.      Penggunaan Dana

Dana-dana yang ada di TP PKK dapat dipergunakan untuk :

1)      Kegiatan pelaksanaan  10 Program Pokok PKK.

2)      Monitoring, Supervisi,  Evaluasi dan Pelaporan.

3)      Pengembangan kegiatan-kegiatan TP PKK.

4)      Rakernas, Rakon, Rakerda, Rapat-rapat dan pertemuan-pertemuan lainnya.

5)      Pemberian penghargaan dan hadiah-hadiah lomba.

6)      Keperluan rutin kantor.

d.      Penerimaan Uang

1)      Yang berhak menerima uang untuk dan atas nama TP PKK adalah Ketua Umum di Pusat, dan Ketua di Daerah.

2)      Uang diteruskan kepada Bendahara, disertai bukti penerimaan sesuai peraturan yang berlaku.

e.      Pengeluaran Uang

Pengeluaran uang dilakukan oleh Bendahara dan disetujui oleh Ketua Umum di Pusat/ Ketua di Daerah.

1)      Tanda bukti pengeluaran ditandatangani oleh yang menerima dan Bendahara yang mengeluarkan serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Umum/ Ketua di Daerah, dibuat rangkap tiga.

2)      Penulisan kwitansi harus jelas. Tulisan menerima, agar disebutkan menerima dari :

a)      Ketua Umum TP PKK di Pusat.

b)      Ketua TP PKK di Provinsi sampai dengan Desa/ Kelurahan.

 

          2.      Pembukuan Keuangan

Setiap Bendahara menyelenggarakan pembukuan yang dicatat dalam buku Keuangan TP PKK.

Buku yang digunakan oleh Bendahara berupa :

a.      Buku Kas Umum

b.      Buku Kas Harian, jika diperlukan

c.      Buku Bank, jika diperlukan

d.      Buku Bantu lainnya, sesuai kebutuhan

 

          3.      Tata Cara Pengajuan Anggaran

a.      Setiap penggunaan biaya harus melalui proses perencanaan dengan menyusun program kerja dan anggaran dalam jangka waktu tertentu, yang disetujui dan ditetapkan dalam rapat pleno, kemudian diajukan kepada pihak sumber dana yang ada.

b.      Proses selanjutnya sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku/ yang ditetapkan oleh pemberi dana.

 

          4.      Surat Pertanggung Jawaban

a.      Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) ditandatangani oleh Bendahara dan diketahui Ketua Umum di Pusat atau Ketua di Daerah atau yang ditunjuk.

b.      Ketentuan-ketentuan mengenai SPJ agar dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

c.         Pertanggungjawaban keuangan tahunan dan pada waktu serah terima Ketua Umum/Ketua di daerah perlu didahului dengan verifikasi.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *